Libro:
conjunto de hojas de cálculo. Es el archivo informático de los programas de
hojas de Cálculo.
Esta imagen corresponde al programa de Microsoft Excel
2007, lo que se ve es una hoja de cálculo, en la parte baja hay tres etiquetas
que dicen: hoja 1, hoja 2, hoja 3; este conjunto de hojas de cálculo se conoce
como libro.
Celda: Es
la unidad en la hoja de cálculo, todas las celdas conforman la hoja de cálculo.
Es un cuadro en el que se encuentra una fila y una columna, en ellas se
introducen los datos. Se llaman con la unión de la letra que representa la
columna donde está ubicada y el número de la fila donde se encuentra, ejemplo:
A1 (verde), A2 (azul), etc.
Celda
de Excel
Fila: Es
un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres
de número, por ejemplo, Fila 1 (en azul). Fila 2 (en morado), etc.
Fila
de Excel
Columna: Es
un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de
letras, por ejemplo, columna A (en azul), columna B (en morado), columna AA (en
naranja), etc.
Columna
de Excel
Rango: son
un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo, son un subconjunto de la
hoja de cálculo y estas se llaman nombrando las esquinas del recuadro, ejemplo:
(A1: D4), que corresponde al subconjunto creado por las celdas A1, A2, A3, A4,
B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3. D4.
Rango
de Excel
Existen en el mundo de los computadores, varios programas
que trabajan con hojas de cálculo, el más popular de ellos es Microsoft Excel
2007. A continuación mencionaremos algunos de ellos:
• StarOffice: “StarOffice” es la suite
ofimática de la que es propietaria de Sun Microsystems. La versión vendida en
el este de Asia se conoce como “StarSuite” y es funcionalmente idéntica a
StarOffice, pero incluye funcionalidades y tipos de letras para el chino
simplificado, chino tradicional, japonés y coreano. Dentro del grupo de
programas de StarOffice está StarOffice Calc que es un programa para la
creación de hojas de cálculo de forma sencilla y se encuentra disponible en
Linux, además es compatible con Excel, Lotus y OpenOffice.
• OpenOffice: Es la versión gratuita de
StarOffice, posee menos beneficios que la anterior pero es recomendable, porque
también es compatible con los programas de hojas de cálculos más usados. El
Calc, es la hoja de cálculo de OpenOffice y “ofrece una serie de
características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que,
automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la
información del usuario. Calc también puede exportar hojas de cálculo para el
formato PDF”.
• Google Docs: Permite manejar hojas de
cálculo en línea, ósea con otros usuarios.
• Lotus 1-2-3:
Primer programa de hoja de cálculo que alcanzo popularidad en el mundo de la
informática, tanto así que ayudo a la propagación de los computadores IBM.
• Microsoft Excel: He aquí algunos conceptos
de la Web sobre Excel.
“Excel es un
programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un
libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada
libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de
información relacionada en un único archivo”.
3 “Microsoft Office Excel, mejor conocido sólo como
Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculos. Este
programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es
utilizado normalmente en tareas financieras y contables”.
4 “Excel es un software que le permite crear tablas, y
calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja
de cálculo. Excel le permite crear tablas que calculan de forma automática los
totales de los valores numéricos especificados, imprimir tablas con diseños
organizados y crear gráficos simples”.
5 Y entonces ¿qué es Excel?
Excel, es un
programa computacional que sirve como instrumento para el procesamiento de
datos, a través de matrices que son llamadas “hojas de cálculo”; es una
herramienta realmente poderosa para quienes requieren de modelos, operaciones
aritméticas, labores contables, cálculos, gráficos y análisis de datos. ¿Cómo
utilizamos Excel? Excel es un programa de hoja de cálculo que permite que sus
celdas interactúen entre sí, mediante órdenes dadas por el usuario a través de fórmulas,
funciones, entre otros. Primero tenemos que saber cómo introducir datos en las
celdas.
PASOS
2 Se
escribe con el teclado lo que se desee.
3 Si
se decide cambiar lo que se está ingresando se borra, o se cambia en la barra
de fórmulas, que se encuentra encima de la hoja de cálculo.
4. Se oprime alguna de las flechas del teclado para
cambiar de celda o se le da “Enter”.
TIPOS DE DATOS
Los
datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y
fórmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:
• Texto: Un dato de tipo texto puede contener cualquier
serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza
alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres. Cualquier
serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman
como un dato de tipo texto.
Los textos más
usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros, etc. Un texto que no ocupe
el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de ésta.
Si el texto es demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la derecha, de
lo contrario se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual fue
introducido.
• Números: Dentro
de esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y
horas, porcentajes etc., tratándose todos ellos por igual, y quedando alineados
a la derecha de la celda donde se introducen. - Números: Un dato de tipo número
puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes
caracteres:
• Signos: + ó –
delante del número, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca
ninguno de los símbolos) o un valor negativo (Ej.: -34).
• Paréntesis:
indican un valor negativo, equivale al signo -. Por ejemplo (34) significa que
es negativo.
• Los signos:
"." y "," que indican la separación entre miles y la
separación decimal, respectivamente.
• Signo: "/" para indicar una fracción mixta.
Su nomenclatura es la siguiente: o Si se quiere expresar un número decimal,
mayor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a
la parte decimal: se escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18,75 ó 7 1/2
correspondiente al 7,5. O Si se quiere expresar un número decimal, menor de la
unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte
decimal: se escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0,75 ó 0 1/2
correspondiente al 0,5. Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que
sería considerado como una fecha.
• Símbolo: "%" detrás del número indica un
porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (¡Ojo! En este caso, vemos un 65%
pero en la celda tenemos un 0,65)
• La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo
6e2 representa 6 por 102, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notación
científica.
Un número que no
ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha
de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá
automáticamente en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo, al
introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como
2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 10
Fechas y Horas: Son tratadas como números,
correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos
desde el 1 de Enero de 1900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le
corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos
transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día
(86.400). De este modo el número 10 equivale en formato fecha al día
10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900
a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas
con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden
restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos). Los formatos en los
que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:
Formato
|
Ejemplo
|
A
tener en cuenta
|
d/m
|
06-nov
|
Supone
el año actual
|
d/m/aa
|
06/11/1999
|
Supone
año 20_hasta el 30 y año 19_ del 30 y siguientes
|
d-mmm
|
06-nov
|
Supone
el año actual
|
d-mmm-aa
|
06-nov-99
|
|
mmm-aa
|
Nov-99
|
Supone
el día 1
|
hh:mm
|
15:45
|
Supone
0 segundos
|
hh:mm:ss
|
15:45:30
|
|
hh:mm
am/pm
|
03:45
p.m.
|
Supone
cero segundos
|
hh:mm:ss am/pm
|
03:45:30 p.m.
|
Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al
introducir una fecha u hora:
• Se pueden utilizar indistintamente los signos / ó – como
separador en las fechas.
• Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas
indistintamente.
• Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o
más.
• Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma
celda separándolas por un espacio en blanco.
• Fórmulas Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o
menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.
Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y
habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones
(referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que
ya vienen establecidas por Excel).
Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los
siguientes:
Operador
|
Valor
|
+-
|
Positivo, Negativo (como signo)
|
%
|
Porcentaje
|
^
|
Exponente
|
* /
|
Multiplicación, División
|
+ -
|
Suma, Resta (como operación)
|
&
|
Concatenación de textos
|
= < >
|
Igual, Distinto a
|
< >
|
Menor que, Mayor que
|
< = > =
|
Menor o igual que, Mayor o igual que
|
El orden de prioridad o preferencia de los operadores
disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma
fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa
la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen
igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de
izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación
de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.
NOTA: Siempre que escribamos una fórmula con
más de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar posibles
errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.
MUY IMPORTANTE: Todas
las fórmula han de comenzar con el signo igual (=) o con el signo más (+), de
lo contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8
está mal. Debería ser escrita =B5+B8 ó +B5+B8. Las referencias a celdas en las
fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente.
Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:
Formula
|
Operación
que realiza
|
=20*4
|
Realiza
la multiplicación (80)
|
=A3*15%
|
Halla
el 15% del contenido de la celda A3
|
=A4-B2+D7
|
Resta
el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7
|
=C3*(A10+B3)
|
Suma
el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3
|
=C7+D6^8
|
Eleva
el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7
|
=F12^(1/2)
|
Halla
la raíz cuadrada del contenido de la celda F12
|
=17&”Enero”
|
Concatena
el texto contenido en H17 con el texto enero
|
=”3/10/98”-
“5/6/99”
|
Resta
las dos fechas y devuelve el número de días transcurridos entre ambas
|
=F7>=63
|
Da
como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual
que 63 y Falso si no lo es
|
NOTA: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por
ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5,
evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%),
especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde
introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula debería quedar: =B5*C20. Esta
es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en
vez de tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de
la celda C20.
Advertencia: Cuando en una celda, el resultado
numérico que exista (como resultado de una fórmula por ejemplo), presente en la
celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de
comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura
actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado
numérico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo
muestra, presentando esos símbolos de almohadilla (#) para advertir de que
tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda.
La anchura de una columna se cambia desde la línea separadora que existe entre
todas las columnas en la línea de títulos de columna (A B C D...)
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